レコードの所有者であるユーザとチームの違い

1.レコード所有者の基本

エンティティの属性である「企業形態」を「ユーザまたはチーム」に設定した場合に、「所有者」というフィールドが自動的に作成されます。

所有者はレコードの所有者のことです。ユーザまたはチームになります。デフォルト所有者はユーザです。また、部署は「既定のチーム」として、レコードの所有者に設定できます。

レコードの所有者と、所有者の部署を使い合わせて、エンティティへのアクセスレベルを5段階で構成できます。
・選択なし、ユーザ、部署、部署配下、組織全体

逆に、レコードに所有者がない場合、エンティティへのアクセスレベルは2段階でしか構成できません。
・選択なし、組織全体

2.所有者をチームにする場合の注意点

データを新規登録するとき、デフォルトの所有者はログインユーザになっているので、ログインユーザのチームに書き換えると、カスタマイズが必要です。

このため、以下運用的な協力も必要です。
・ユーザを事前にチームに登録しておく
・同じユーザを複数のチームに登録した場合、どのチームをデフォルト所有者にするのかを決めておく

また、ユーザとチーム両方に、セキュリティロールを設定しなければいけません。
データの閲覧にログインユーザの権限が聞かれます。データを保存するときに、所有者であるチームの権限が求められます。

3.所属異動と組織変更への対応

所有者がユーザ、チーム別に、所属異動時と部署統廃合時に必要な処理を下表に纏めています。

レコードの割り当てはエンティティ毎に行うので、エンティティ数とデータ量の多い場合、大変な操作になります。

よって、部署統廃合が多い組織では、所有者をユーザに、所属異動の多い組織では、所有者をチームにすると検討してはいかがでしょうか。

以上